attaché(e)s de presse, soyez efficaces !

pour des DP et CP bien faits

attaché(e) de Presse ou Chargé(e) de Communication, vous devez faire une promotion en un minimum d’espace-temps, la caler entre annonce publicitaire (la vivacité de l’accroche) et article de presse (l’intérêt du contenu) ;

vous devez captiver l’attention des médias sur l’événement, afin qu’ils rediffusent deux contenus : la pratique (quoi, qui, où, quand, comment...) et ce qu’est l’événement et son importance...

Mais pour Almanart, qui reçoit des paquets de CP (Communiqué de Presse) et DP (Dossier de Presse), ce n’est visiblement pas évident... comment faire ? que ne pas faire ?

3 règles de base
10 trucs à ne pas faire !
rédigez efficace
pratiquez un mailing efficient
un communiqué de presse pour sourire
l’IA peut-elle aider le journaliste ?

> accueil d’Almanart

un exemple à éviter :

ce DP est raté, on dirait une pub :
> trop long : en disant tout on ne transmet rien
> trop pub : confus, accrocheur, lourd, gueulard...
> inefficace : édito d’institutionnels qui les flatte mais repoussoir, textes rouge ou trop petits ou sous forme d’image impliquent manipulations pour être copiés, noms en majuscules, informations disséminées...
> le journaliste pressé ne passe pas la première page : poubelle direct !

focus : attaché attachée de presse, chargée de communication, responsable de communication, assistante de presse, DP, CP

par Georges Maisonneuve,
ex consultant professeur à l’université
rédacteur en chef d’Almanart

3 règles de base :

> 1ère règle fondamentale :

vous avez deux outils :
- le CP (communiqué de presse) : 1 page dense pour alerter rapidement, 1 visuel
- le DP (dossier de presse) : analytique (historique, références, explications...), plusieurs visuels
vous vous adressez à des pros, pas au public ! vous devez intéresser des journalistes et leur donner à réexploiter facilement vos informations : comment ? voir nos 10 trucs ci-dessous

> 2ème règle fondamentale :

1 envoi = 1 message ! un seul, même pas deux

> 3ème règle fondamentale :

mots clés : rapidité facilité

vos lecteurs sont vos clients ! c’est à vous de simplifier leur vie, pas à eux de supporter la simplification de votre vie... ; svp mettez-vous à leur place, eux qui reçoivent vos envois : pressés, ils voient des flots de DP et CP qu’ils vont zapper s’ils leur font perdre leur temps...

Avez-vous une idée de votre travail vu par vos lecteurs ? Non ? Alors voici un retour :

vos envois sont, à... :
- 50% bien rédigés et organisés
- 25% munis d’erreurs ou maladresses
- 25% peu exploitables.

Les erreurs récurrentes sont... :
- pas de hiérarchie des infos
- mots, noms en majuscules
- infos pratiques peu visibles
- orthographe et grammaire malmenées

qu’attend le journaliste
d’un attaché de presse ?

être informé et comprendre vite, pouvoir trier vos envois, récupérer sur informatique

10 trucs à ne pas faire :

cliquez sur les chiffres ( etc) et accédez aux explications correspondantes

occulter ou oublier les infos pratiques (date de fin d’une exposition...)
envoyer un document non copiable (en mode image, sur PDF verrouillé...)
noyer vos envois de flyers, logos, imagettes parasites
écrire les noms, lieux, etc, en majuscules ou les genrer (il faut retaper...)
devoir manipuler (double-page, mode horizontal, à transférer par WeTransfer etc...)
titrer vos mels par une mention banale type "dossier de presse" ou "xyz123"
inclure les visuels dans le corps du message et non en pièce jointe
nommer vos images n’importe comment, oublier leurs références
nommer vos pièces jointes n’importe comment (pas de référence au mel...)
envoyer trop tôt ou trop tard ; par WeTransfer à date conservation périmée

puis-je vous aider, vous guider ?

à vérifier, auditer, rédiger, composer vos annonces, DP, CP ?

contactez-moi !

rédigez e-ffi-ca-cement :

= très important !
= un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas... :	veuillez préférer... :
de long discours avec intro, analyse, exposé, conclusion : on est dans la com’, pas à l’uni. ni chez Le Monde avec des virgules imbriquées et le verbe à la fin... éviter aussi le gros dossier fourre-tout et les newsletters ; nos boîtes ne sont pas un débarras !	> la concision ; svp toutes les infos principales en 1ère page, sans devoir tout parcourir pour les trouver ; phrases courtes, verbe au début ! > distinguer le CP (communication presse) sur une seule page et le DP (dossier de presse), structuré (table des matières svp), documenté, imagé
de noms, lieux, etc, en majuscules ; habitude fâcheuse, inutile, désagréable, elle oblige à ressaisir au lieu d’un copier-coller ; le saviez-vous : les majuscules sont moins lisibles !	> les seules majuscules admises, en langue française, sont celles en début de phrase et en début des noms propres ; point barre ! > retour aux "10 trucs"
de texte pénible à lire ; la lisibilité a été scientifiquement étudiée ; alors évitez : - les majuscules - le cadrage centré - le cadrage proportionnel - les gras et couleurs non structurés - les longs blocs sans ponctuation - la ponctuation foklo - l’écriture genrée... - trame d’image derrière double espace entre lignes ou paragraphes format paysage, ou non A4 caractères pattes de mouche caractères peu contrastés	> le contenu doit primer sur la forme : plus le texte est agréable à lire, mieux il est compris > une police lisible et universelle, de dimension normale (de 10 à 12, ni plus ni moins) > cadrer à gauche sans proportion > majuscule à la seule 1ère lettre du nom propre ou en début de phrase > pas de phrases interminables. Le but : être lu, pas juste regardé > retour aux "10 trucs"
ni mise en page type journal (deux pages horizontales), on passe son temps à zoomer et à déplacer le texte pour lire l’ensemble, lassant... ; ni agrandissement par double interlignage ou gros caractères, cela oblige à tourner les pages	> sur Word composez avec un affichage de 75% ou 100% maxi (polices de 12 ou 10 respectivement) > en pdf évitez la lecture horizontale trop large ou en double page > compactez votre texte pour éviter d’imprimer un roman blanc > retour aux "10 trucs"
de document non éditable (non copiable), les erreurs grossières étant : - envoyer l’image d’un document - trame d’image derrière - utiliser un logiciel confidentiel (PowerPoint) - écrire des mots entiers en majuscules - vérouiller un PDF (mode lecture seule)	> le journaliste, aussi pressé que vous, doit pouvoir sans effort copier pour coller des extraits dans votre texte ; notamment les noms propres et les éléments pratiques > retour aux "10 trucs"
d’oubli d’une info importante comme la date de fin, car on ne téléphonera pas, ou l’endroit exact et complet : nous ne chercherons pas si Triffouillis-les-Oies est dans le 60 ou le 78..., ou le n° du Département	> les infos nécessaires sont : - dates de début ET de fin d’exposition - horaire, jour de fermeture - lieu géographique (non pas postal), horaires, nocturnes, métro-RER, accès, parking - numéro du département, mais si ! - moyen d’y aller si hors Paris - tél du lieu - nom de la responsable sur le lieu - site web du lieu - votre nom et votre mel
de dissimulation d’infos pratiques, noyées dans la masse (on cherche, et puis zut, on zappe...)	> les mettre au début ou toutes à la fin, qu’on puisse d’un coup d’oeil appréhender toutes les données importantes ; soyez p r a t i q u e s ! > retour aux "10 trucs"
de prolongation : l’info presse c’est "one shot", sauf pour les très grandes expos	> z’avaient qu’à mieux s’organiser ! on n’est pas là pour faire de la pub à répétition pour ceux qui, sait-on jamais, y songeraient...
de groupage d’annonces dans un même DP	> rêgle d’or en com’ : 1 message =1 thème !
de mettre des PJ faites par des logiciels folkloriques ou peu utilisés dans la presse (Power-Point, Works, QuickTime...), les formats et logiciels purement Apple et des normes trop spécialisées (fichiers en EPS pour les imprimeurs..., fichiers TIFF, SIT, etc)	> tous les ordinateurs décodent les formats universels (RTF...), les logiciels courants (Word et Acrobat), les formats d’image JPEG (format jpg) et ceux d’internet (HTM) ; tous ces logiciels sont capables d’enregistrer sur ces formats universels : pas d’excuse pour ne pas être lus !

pratiquez un mailing efficient :

= très important !

= n° d’un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas... :	veuillez préférer... :
de mel sans objet ou muni d’une mention banale type "DP" ou "communiqué" ou votre numéro interne ; vous prenez 2 risques : vous faire écarter par les anti-spams, et par le lecteur qui trie sur les titres : trop bête, n’est-ce pas ?	> mettre un vrai titre (le "sujet" du mel) concis, explicite en moins de 25 caractères ; c’est primordial : en lisant sur la messagerie le nom de l’émetteur plus le sujet, on DOIT savoir de quoi il s’agit ET la date de l’événement > retour aux "10 trucs"
de floraison de flyers et imagettes parasites dans votre mail, elles encombrent les boites... Pas de logo, pas d’amuses-gueules svp, on est des pros pas des enfants...	> mettre adresses, etc sous forme de texte > supprimer les logos en PJ (pièces-jointes)
placer votre mel et/ou vos PJ dans un serveur sur le cloud (exemple : WeTransfert, etc) : - oblige à une manipulation em... : on zappe ! - la durée de conservation est limitée rappel : ziper une image jpg est inutile !	> éviter toute manipulation qui faitperdre du temps au journaliste > mettre les images en PJ directement
envoyer une Newsletter ! elle n’est pas faite pour servir de DP, ne respectant pas la règle fondamentale : "1 communiqué = 1 sujet" ... et non pas 2 sujets et encore moins 36...	> la newsletter est destinée au public, pas aux pros
de visuels HD directement dans le corps du message : même en PJ, alors le mail devient lourd et parfois refusé	> évidemment, c’est une règle de base, mettre les images en PJ (pièce jointe), c’est fait pour ça... > si trop lourd, diminuez la dimension de l’image > retour aux "10 trucs"
de titrer vos images et PJ (pièces jointes) n’importe comment ; éviter par flemme de les appeler "image1", "photo1", "Sans titre1", etc : que croyez-vous que ça donne après réception de 50 mails ? tout est mélangé dans ma boîte... pas moyen de retrouver facilement vos images	> il faut qu’on puisse lier le nom de l’image au nom du mail, pour cela il suffirait par exemple que ce titre et le nom de l’image en PJ commencent par les mêmes caractères, pour faciliter le tri ; Exemples : objet : "Machin chez Truc, expo en juin" PJ1 : "Machin image 1" PJ2 : "MachinCV" Pas trop difficile, quand même, non ? > retour aux "10 trucs"
d’envoi 6 mois avant l’événement, ni d’envois trop répétés ; le bombardement exaspère et on mets à la poubelle...	> solliciter la presse au moment où il le faut, ni avant (pas plus de 1 mois) ni après (4-5 jours avant c’est virtuellement après !) : l’idéal est entre 2 et 3 semaines avant pour pouvoir venir à l’invitation
Vernissage sans vin Est tout à fait mesquin !	> dire à votre Dir Com : au vernissage : Offrir un petit verre N’est pas plus cher

l’IA peut-elle aider le journaliste ?

> l’intelligence artificielle aide-t-elle les journalistes d’art ? pas pour commenter une exposition : nous avons demandé à ChatGPT : "écrit sur Antony Gormley au musée Rodin en 120 mots", voici :

> elle "met en lumière le travail de l’artiste britannique Antony Gormley, connu pour ses sculptures corporelles et ses explorations de l’espace et du corps humain. Installées dans les magnifiques jardins du musée Rodin, les oeuvres de Gormley offrent une expérience artistique immersive et captivante. Les visiteurs auront l’occasion de contempler ces sculptures contemporaines dans un cadre historique et de réfléchir à la relation entre l’art moderne et l’héritage classique du musée Rodin. Cette exposition promet d’être une rencontre fascinante entre deux univers artistiques distincts"

> pas mal comme banalités... et c’est sur ce critère de tarte à la crème que vous détecterez une composition par l’IA... pourquoi cela ne marche pas ? car les données -les textes- écrits sur une exposition temporaire sont peu nombreux, souvent issus du dossier de presse donc se ressemblent presque tous.

bon succès !